ขั้นตอนสมัครใช้งานฟรี และ วิธีการใช้งาน Webex Meeting อย่างละเอียด

WFH (Work From Home) ประชุม VDO Conference ด้วย "Webex" ฟรี

เนื่องด้วยช่วงนี้ลูกค้าเริ่มมีการทำงาน Work From Home อาจต้อง ประชุมออนไลน์ หรือตามโรงเรียนต้องมี การเรียนออนไลน์ มากขึ้น และเริ่มมีการใช้ Application Video Conference เพื่อประชุมทางไกล ซึ่ง 1 ใน Application ที่ได้รับความนิยมในช่วงนี้คือ Application "Webex" นั้นเอง ซึ่งตอนนี้ทาง Cisco ได้ประกาศให้ใช้งาน Webex ฟรี 90 วันโดยสามารถประชุมได้ต่อเนื่อง 50 นาที และ รองรับได้ 100 Devices 

Webex นั้นสามารถใช้ได้หลากหลายช่องทางครับ อาทิเช่น ลง App บน Tablet / Smartphone ได้ทั้ง iOS และ Android หรือ PC, Notebook ที่เป็น Windows หรือ MAC OS ก็สามารถใช้ได้โดยผ่าน Web Browser แถมมี Software ให้ Download ลงเครื่องเพื่อเพิ่มความสะดวก ทำให้ง่ายขึ้นไปอีก แต่วันนี้ผมขอมาสาธิตวิธีการสมัคร และใช้งานผ่าน Web Browser ครับ มาเริ่มกันเลย

สำหรับการสมัครการทดลองใช้งาน ให้เข้าไปที่ https://www.webex.com/ และคลิกที่ "Start for Free" เพื่อทำการสมัครและสร้าง Account

ใส่ Email ที่เราต้องการใช้สมัคร (สามารถใช้ Email ทั่วไป รวมถึง Email บริษัท ก็สามารถใช้ได้) จากนั้นคลิก "Sign Up"

ระบบ Webex จะส่ง Email มาทั้งหมด 2 Email  (ในช่วงนี้อาจรอนานสักนิดนึ่งครับ แต่ไม่เกิน 24 ชั่วโมง เราจะต้องได้รับ Email) ส่วนถ้ายังไม่ได้รับ Email อาจลองเช็คที่ Junk หรือ SPAM ดูอีกทีครับ

ระบบแจ้งว่ากำลังเตรียมการสร้าง Account ให้ และ บอกขั้นตอนที่ต้องทำคร่าวๆ  

เมื่อได้รับ Email นี้ต้องทำการคลิก Link ที่ระบบส่งให้ ภายใน 24 ชม. แล้วทำการสมัครให้เสร็จสมบูรณ์

ตั้งรหัสในการใช้งาน และ คลิก "Continue"

หลังจากนั้น เราสามารถเริ่มต้นใช้งานครั้งต่อไปเพียงแค่เข้าไปที่ www.webex.com แล้ว คลิกที่ Host

ใส่ Email ที่เราได้สมัครไว้

ใส่รหัส แล้ว คลิก "Sign in"

  เลือก Webex Site เป็นชื่อแรกและคลิก "Continue"

หลังจากนั้นระบบจะพามาที่หน้าหลัก สำหรับการใช้งานบน Web Browser ก่อนอื่นให้เราตั้งค่าให้เวลาตรงกับประเทศที่เราอยู่ หลังจากนั้นคลิก "Save" ด้านล่างของจอ

ตรงนี้จะเป็นการสาธิตการใช้งาน ในการสร้างห้องประชุมล่วงหน้าแบบคร่าวๆครับ โดยให้เราคลิกที่ "Schedule"

คำอธิบาย icon ต่างๆ ที่สำคัญ

จากนั้นให้เราใส่รายละเอียดในช่อง Meeting Topic,  Meeting Password รวมถึง Email ของผู้ที่จะเข้าร่วมประชุม

เราสามารถระบุ วันเวลาในการประชุม รวมถึง ระยะเวลาในการประชุม ร่วงหน้าได้  หลังจากนั้นคลิก "Done" 

และเมื่อใส่รายละเอียดครบถ้วนตามต้องการแล้ว ก็คลิก "Start" หลังจากนั้นระบบจะส่ง Email ไปยัง ผู้เข้าร่วมประชุม

ตัวอย่าง Email ที่ส่งกลับมาให้เราที่เป็น Host และในส่วนลูกค้าก็จะได้รับ Email คล้ายๆกัน 

เมื่อได้รับให้กด Accept และเมื่อถึงวันเวลา ก็สามารถกด Join ได้จากปุ่ม "Start Meeting" 

เป็นอันเสร็จสิ้นสำหรับการตั้งค่าการประชุมล่วงหน้า

การใช้งานประชุมแบบทันที

ในส่วนนี้เป็นการใช้งานประชุมแบบทันที ให้คลิกที่ "Start a Meeting" 

ระบบ Pop up หน้าจอขึ้นมา ซึ่งเราสามารถเลือก Source ของเสียงได้ ในส่วนนี้ผมแนะนำให้เลือก "Use Computer for Audio" ก็ใช้งานสะดวกดี หลังจากนั้นคลิก "Start Meeting"

เมื่อระบบ พามาถึงหน้านี้ซึ่งเป็นหนัาหลักในการใช้งาน ก่อนอื่นขอแนะนำเครื่องมือหลักๆในการใช้งาน ดังนี้

A = Mute / UnMute คือ การปิดหรือเปิดเสียงไมค์ โดยเราสามารถสังเกตุ ได้ว่า ผู้ประชุมคนอื่น มีการปิดหรือเปิดเสียงไมค์ไว้หรือไม่

B = ปิดหรือเปิดกล้อง 

C = ปุ่ม Share Content เอาไว้ Share Presentation หรือ รูปภาพต่างๆ

D = ปุ่ม Recording เอาไว้บันทึการประชุม โดยสามารถส่งหรือ Share File ไว้ดูย้อนหลังได้

E = ปุ่ม Participant เอาไว้แสดงหรือซ่อน ชื่อผู้ร่วมประชุม ประโยชน์เพื่อเอาไว้ขยายหน้าจอ

F = ปุ่ม Chat เอาไว้สำหรับพิมพ์สอบถาม โดยสามารถพิมพ์ไปถึงทุกคนในห้องประชุม หรือ แค่คนใดคนนึง

G = ปุ่ม Option จะมี Functions ซ่อนอยู่ เช่น Lock Meeting, invite and remind

H = ปุ่ม Leave ใช้เมื่อจบการประชุ่ม

หลังจากรู้จักเครื่องมือต่างๆ คร่าวๆแล้ว มาดูกันว่า ก่อนการเข้าประชุมเราควรทำการเช็คเสียงว่าเราได้ยินหรือไม่

โดยกดที่ icon จุด 3 จุด แล้วเลือกที่ "Speaker, Microphone and Camera"

จากนั้นคลิกที่ "Test" เราต้องได้ยินเสียงดนตรี 

หลังจากนั้นเราก็รอผู้เข้าร่วมประชุมเข้ามา ก็สามารถประชุม Video Conference ผ่าน Webex ได้เลย โดยเครื่องมือที่ใช้กันบ่อยๆคือ Share Content เพียงแค่คลิกที่ปุ่ม "Share Content" แล้วเลือก File ก็สามารถ Share Presentation ได้แล้ว

ในกรณีต้องการ Comment โดยต้องการวาดภาพประกอบ ให้นำ Mouse มาวางที่แทบ "You're sharing your screen" จะมีเครื่องมือต่างๆแสดงขึ้นมา จากนั้นให้คลิกที่ "Annotate"

เครื่องมือต่างๆ จะอยู่ทางซ้ายมือ เราสามารถ วาดเขียน หรือ Comment โดยใช้ เครื่องมือต่างๆได้เลย

ในกรณีเราต้องการทำการบันทึกการประชุม เพื่อมาดูย้อนหลัง หรือ ส่งต่อให้คนที่ไม่สามารถเข้าประชุม ก็สามารถทำง่ายๆ เพียงแค่คลิกที่ปุ่ม "Recording" ตามรูป โดยระหว่างการประชุมเราสามารถกด "Pause" เพื่อหยุดบันทึกชั่วคราว หรือกด "Stop" เพื่อหยุดบันทึกการประชุม 

ในกรณีที่เสร็จสิ้นการประชุมแล้ว เราสามารถปิดการประชุม โดยคลิกที่ปุ่ม "Leave" และ ระบบจะถามอีกครั้ง ให้กดที่ "End Meeting" ก็เป็นอันเสร็จสิ้นการประชุม

ในตัวอย่างเราได้มีการทำ Record การประชุมไว้  ถ้าเราอยากเข้ามาดู File ที่ถูกบันทึกไว้ โดยคลิกที่ "Recordings"

 ระบบจะแสดงจำนวน File ตามที่เราบันทึกไว้ สำหรับการ Download VDO ออกมา ให้คลิกที่ปุ่ม "Download" หรือ ถ้าต้องการ Share ต่อคลิกที่ปุ่ม "Share Recording"

การ Share Recording สามารถส่งไปเป็น Email เพียงแค่ระบุ Email ผู้รับปลายทางเท่านั้น แล้วคลิก "Save"

ระบบก็จะส่ง Email ไปยังผู้รับปลายทาง หรือ คลิกที่ icon "Copy" แล้วส่งให้ ก็สามารถทำได้เช่นกัน

เพียงเท่านี้เราก็สามารถประชุมผ่าน Video Conference ได้ง่ายๆ ไม่ต้องเดินทาง และ ไม่ว่าเราจะอยู่ที่ไหน ขอแค่มี internet เราก็สามารถ Video Conference ด้วย Application Webex จาก Cisco ได้

เพื่อนๆ สามารถสมัครใช้ง่ายฟรี และ Download Application Webex ได้ตามนี้ครับ 

Link สมัครใช้งาน Webex ฟรี : http://bit.ly/2uVr5ht  

Link Download App บน App Store : https://apple.co/2uT7sGE  

Link Download App บน Google Play : http://bit.ly/3au6orX